「うちみたいな小さな工場にIT化なんて関係ない」
「パソコンが苦手だから、手書きの方が早い」
そんな声をよく聞きます。でも、ちょっと待ってください。
コロナ禍以降、お客様の行動も大きく変わりました。ネット予約は当たり前、キャッシュレス決済も普及し、「スマホで簡単に」が新しい常識になっています。医療機関では既に8割以上がネット予約を導入し、美容院や宿泊施設でも当たり前の機能になりました。
でも安心してください。IT化は「いきなり全部を変える」必要は全くありません。必要なところのみ、しかも小さく始めて、段階的に進めれば、必ず成功し効果が現れます。実際に私が以前経営していた整備工場でも、一つずつ導入して大きな効果を実感できました。
手書き管理の限界、感じていませんか？
こんな課題、心当たりありませんか？
- 予約台帳を探すのに時間がかかる
- ダブルブッキングの不安で夜も眠れない
- お客様の過去の整備履歴がすぐに分からない
- 月末の売上集計に丸一日かかる
- スタッフ間での情報共有が難しい
- 電話に出られず、予約の機会を逃している
これらの課題、一つでも当てはまるなら、IT化を検討する絶好のタイミングです。
整備工場で活用できるIT化ツール全体像
整備工場でIT化できる業務は、実は思っているより多岐にわたります。
業務管理系システム
顧客・売上管理
- kintone（サイボウズ）：カスタマイズ性の高いクラウドデータベース
- freee：クラウド会計ソフト
- 弥生会計：老舗の会計ソフト
整備業務支援
- ブロードリーフ社製品：自動車整備業界では圧倒的なシェアを誇る専門システム
- 車両管理、顧客管理、整備履歴、売上管理を統合
作業効率化系システム
勤怠管理
- KING OF TIME：クラウド勤怠管理の大手
- ジョブカン：中小企業向けで使いやすい
- Akashi：シンプルで導入しやすい
在庫管理
- 部品発注システム
- 在庫切れ防止アラート機能
お客様サービス系システム
予約受付
- totoco：整備工場向け予約システム（高機能）
- レゼルバ：汎用予約システム（様々な業種対応）
- らくらく入庫予約システム：整備工場向けエントリーモデル
決済関連
- Square：カード決済とPOSレジ
- Airペイ：多種決済対応
- PayPay：QRコード決済
そのほかにも経理システムやIP電話やインターネットファックスなど、多岐にわたります。
私の工場で実際に導入した5つのシステム
私が以前経営していた整備工場では、以下のシステムを段階的に導入し、大きな効果を実感しました。
1. 自動車整備業務支援システム
顧客データ管理、車両データ管理、整備データ管理、車両販売支援など、整備業で必要な業務をトータルでサポート。
導入効果
- 紙で管理していた情報をコンピューターで瞬時に検索可能に
- 整備料金計算のミスが完全になくなった
- 過去の整備履歴がすぐに確認でき、お客様への説明がスムーズに
- 企業規模が大きくなるほど、業務効率化の効果は絶大
2. ネット予約受付システム（現：らくらく入庫予約システムの前身）
24時間365日、お客様がネットで予約できるシステム。
導入効果
- ダブルブッキングが完全に解消
- 営業時間外の予約受付が可能に
- 電話対応時間が大幅削減
- お客様満足度の向上
3. NFCを利用したタッチ式勤怠管理システム
スタッフがカードやスマホでタッチするだけで出来る簡単勤怠管理。
導入効果
- 労働基準法に完全準拠した勤怠管理を実現
- 残業時間の正確な把握
- 労働基準監督署への報告書作成が簡単に
- 働き方改革への対応が万全
4. 次回整備項目予測システム
過去の整備データを分析し、各部品の交換時期を予測。
導入効果
- 車検・法定12ヶ月点検時の追加整備提案が根拠を持って可能
- お客様に「しっかり管理してくれている」という安心感を提供
- 売上向上にも直結
5. クレジットカード決済とQRコード決済(PayPay)
現金だけでなく様々な支払い方法の提供。
導入効果
- お客様の支払い選択肢が増える
- クレジットカードの場合、車検や整備でのローンを簡単に組める
- 現金を数える手間や計算ミスをなくすメリットも
- 売上向上にも直結
予約管理から始めることをおすすめする理由
これらのIT化の中でも、当社が特に力を入れているのが予約受付の分野です。
なぜ予約管理から始めることをおすすめするかというと：
- 効果を実感しやすい：ダブルブッキング解消など、すぐに効果が見える
- お客様にも喜ばれる：24時間予約可能で利便性向上
- 導入コストが比較的安い：金額的にも月額数千円から始められ負担が少なく、スタッフの学習コストもあまりかかりません
- 操作が簡単：スタッフの ITスキルを問わない
様々な整備工場向け予約システムの比較
また、現在ではシステムの選択肢も複数あります。整備業務システムの製品によっては追加機能としても提供されていますので、既に導入済みの整備工場様はそちらも検討してもいいかもしれません。
- 整備工場向けの高機能予約システム
- 豊富な機能でどの規模の整備工場でもメリットを感じられる
- 月額費用：中程度～
- 様々な業種に対応した汎用予約システム
- 整備工場特化ではないため、特有のニーズには一部対応していない
- 月額費用：無料～
らくらく入庫予約システム(当社)
- 整備工場向けに特化したエントリーレベル
- シンプルで使いやすく、小規模工場に最適
- 整備工場のニーズを把握した専門設計
- 月額費用：無料～低価格帯
特に1人親方から3人程度の小規模工場では、「機能はシンプルでも、確実に使える」ことが重要です。
よくある失敗「使える人がいない、又は少ない」
「機能が豊富で高性能なシステムを導入したが、複雑すぎてスタッフが使いこなせず、結局元の手書きに戻ってしまった」
「システムが使える担当者が退職してしまい、どうしようもなくなってしまった」
このような失敗は意外と多いものです。特に、業務の根幹にかかわる部分を一気にシステムに入れ替えてしまった場合や、大企業向けのシステムを小規模工場に導入すると起こりがちです。
成功のコツ
- スタッフのITスキルレベルに合わせる
- 一番困っている業務から着手する
- 無料お試し期間を活用する
- 段階的に機能を追加していく
【こぼれ話】以前の会社でのシステム導入失敗談
実は1つだけこれは導入する必要があったかな、ちょっと失敗したかな、と考えているものがあります。
それは「クレジットカード決済」です。
確かに、いわゆる「とりっぱぐれのない」確実性のある支払い方法ではあり、お客様側としてもメリットが多い支払い方法ではありますが、手数料が利益を圧迫するのも事実です。
また車検の場合は、この手数料の問題で法定費用はクレジットカード払いを受け付けないことが一般的です。結局お客様へ法定費用分は現金でのお支払いになるとのご説明を毎回することが必要になり、お支払い時にトラブルにつながることもありました。
既存のお客様にリピートしていただく戦略を取る自動車整備業において、果たしてクレジットカード決済の導入を最優先する必要があったかは今から考えると疑問に思うところがあります。
今から考えれば、クレジットカード決済の手数料分を何か別の形でお客様にサービスとして還元する方がいいのではないか、そのような視点も導入前の検討材料として必要だったのかもしれません。
今日から始められる導入ステップ
ステップ1：現状の課題を整理
まず、どの業務で一番困っているかを明確にしましょう。
- 予約管理？
- 顧客情報管理？
- 売上集計？
- 勤怠管理？
ステップ2：小さく始める
いきなり大規模なシステムではなく、一つの機能から始めます。
- 費用：月額3,000円〜10,000円程度から
- 期間：まずは3ヶ月間試してみる
- 範囲：一つの業務に絞って導入。そして、その業務の一部をシステムに任せてみる。
ステップ3：効果を確認してから拡張
効果を実感できてから、他の機能や他の業務にも展開していきます。
まとめ：小さな一歩が大きな変化を生む
IT化は「大きく変える」のではなく「少しずつ改善する」もの。特に予約管理は：
- 効果を実感しやすい
- お客様にも喜ばれる
- 比較的低コストで始められる
- 操作が簡単
ため、IT化の第一歩として最適です。
「らくらく入庫予約システム」は、整備工場のことを知り尽くした私たちが、「本当に必要な機能だけ」に絞って開発したエントリーレベルの予約システムです。無料お試しも可能ですので、まずは気軽に効果を実感してください。
IT化の第一歩、今日から始めてみませんか？小さな変化が、やがて大きな競争力の差となって現れるはずです。