「あ！同じ日に車検の予約を2件取ってしまった…」
こんな経験、ありませんか？ダブルブッキングは整備工場にとって最も避けたいトラブルの一つです。お客様の信頼を失うだけでなく、「管理がずさんな工場」という悪い印象を与えてしまいます。
特に車検は1-2日かかる大きな作業なので、ダブルブッキングが起こると影響も深刻です。
でも安心してください。今回ご紹介する3つの方法を実践すれば、車検予約のダブルブッキングを完全にゼロにすることができます。どれも今日から始められる簡単な方法です。
なぜダブルブッキングが起こるのか？
よくある原因トップ3
1. 確認不足
忙しい時間帯に電話が重なると、つい確認が甘くなってしまう
2. 情報共有不足
家族や従業員が別々に予約を受けて、情報が共有されていない
3. 記録ミス
手書きで日付を間違えたり、書く場所を間違えたりする
「うちも心当たりがある…」という方、多いのではないでしょうか？
方法1: アナログでできる改善
台帳の書き方を統一する
基本ルール
- 予約を受けたら、必ず復唱して確認
- 日付・時間・お客様名・車種を明確に記載
- 予約後、お客様にも確認してもらう
チェック体制の構築
予約受付 → 台帳記入 → 声に出して確認 → お客様に復唱 → 記録完了視覚的な工夫
色分け管理
- 車検予約：赤ペン
- 整備予約：青ペン
- 代車予約：緑ペン
時間軸の明確化
- 1日を午前・午後で区切り
- 各時間帯の予約可能台数を事前に決める
- 上限に達したら×印をつける
メリット・デメリット
メリット
- コストゼロで今すぐ始められる
- 今まで使っている台帳をそのまま活用
- 家族・従業員への説明が簡単
デメリット
- 人的ミスは完全には防げない
- 複数人で管理する場合は限界がある
- 忙しい時は確認作業が疎かになりがち
方法2: スマホ・タブレットを活用したデジタル化
無料カレンダーアプリの活用
Googleカレンダーでの管理法
ステップ1: カレンダー設定（10分）
- 「車検予約」専用カレンダー作成
- 家族・従業員と共有設定
- 色を赤に設定（目立つように）
ステップ2: 予約登録のルール
- タイトル：「車検 – ○○様 (車種)」
- 時間：入庫予定～完成予定時刻
- メモ：連絡先・特記事項
ステップ3: ダブルチェック機能
- 予約前に必ずカレンダーで空き確認
- 同じ時間に予約がある場合は赤く表示される
- 家族全員がリアルタイムで確認可能
実際の運用例
予約電話を受けた時の流れ
お客様から電話 → スマホでカレンダー確認 → 空きを即座に回答
→ 予約登録 → お客様に確認メール送信この方法の効果
- 確認時間：手帳30秒 → スマホ3秒
- ダブルブッキング発生率：ほぼゼロ
- 外出先でも予約確認可能
メリット・デメリット
メリット
- 無料で利用可能
- 家族間での情報共有が簡単
- 外出先からでも確認・予約可能
- バックアップが自動的に取れる
デメリット
- スマホ操作に慣れが必要
- お客様からの直接ネット予約は不可
- 代車管理との連動は手動
方法3: 整備工場専用システムの導入
完全自動化による確実な防止
専用システムなら、ダブルブッキングを物理的に不可能にできます。
自動チェック機能
- 同じ時間帯に予約を入れようとすると警告
- 作業時間を考慮した自動スケジュール調整
- 代車の空き状況も同時チェック
お客様からの直接予約
- 24時間ネット予約受付
- 空き状況をリアルタイム表示
- 予約と同時に代車も自動手配
車検予約に特化した機能
前日・当日の自動確認
- 予約前日にお客様へ確認メール送信
- 当日朝に最終確認の連絡
- 無断キャンセルの大幅減少
進捗管理
- 「入庫待ち」「点検中」「部品待ち」「完成」など状況を見える化
- お客様への進捗報告も自動送信
- 完成予定時刻の自動計算
代車との連動管理
- 車検予約と同時に代車も予約
- 代車の返却予定日を自動設定
- 代車のダブルブッキングも同時に防止
実際の導入事例
以前実際に自社でネット予約システムを導入した際の変化を改めて見直してみました。
導入前の状況
- 外出中にお客様から予約の希望を受けた場合、会社に電話連絡をしてから空きを確認
- 万が一ダブルブッキングが出てきてしまった時のために代車を多めに準備
- フロントで担当する3人の間での情報共有にホワイトボード2つ使用(整備用と代車用)
- 夜間問い合わせへの対応が翌日
導入後の変化
- 外出中：予約受付可能
- ダブルブッキング：完全にゼロ
- 情報共有時間：即時（自動的に共有）
- 夜間予約：24時間自動受付
「お客様のところに訪問することが多いのですが、出先でもその場で予約を取れるようになったので予約の取りこぼしがなくなりました」（渡辺所長談）
メリット・デメリット
メリット
- ダブルブッキングの完全防止
- 24時間の自動予約受付
- 代車管理も同時解決
- 作業時間の大幅短縮
- お客様満足度の向上
デメリット
- 月額費用がかかる（月々数千円程度）
- 最初の設定に30分程度必要
- システムに慣れるまで1-2週間
どの方法を選ぶべき？判断基準
あなたの工場にはどれが最適？
方法1（アナログ改善）がおすすめの場合
- 月の車検台数が10台以下
- ITに対する抵抗感が強い
- まずはコストをかけずに改善したい
方法2（カレンダーアプリ）がおすすめの場合
- 月の車検台数が10-30台
- 家族・従業員が2-3人
- スマホ操作に抵抗がない
方法3（専用システム）がおすすめの場合
- 月の車検台数が30台以上
- 代車管理も効率化したい
- お客様サービスを向上させたい
- 夜間や定休日も予約を受けたい
段階的導入という選択肢
第1段階: 方法1で基本的な改善
第2段階: 方法2でデジタル化体験
第3段階: 方法3で本格的システム化
無理をする必要はありません。まずは今できることから始めてみてください。
今週から始める具体的アクション
方法1「アナログ改善」を選んだ場合
今日やること
- 台帳の書き方ルールを家族・従業員と共有
- 色分けペンを準備
- 確認作業の流れを決める
今週やること
- 新しいルールで1週間運用
- 問題点があれば随時改善
- 効果を実感する
方法2「カレンダーアプリ」を選んだ場合
今日やること
- Googleカレンダーアプリをダウンロード
- 「車検予約」カレンダーを作成
- 家族・従業員と共有設定
今週やること
- 既存の予約をカレンダーに入力
- 新規予約はカレンダーで管理
- 使い勝手を確認
方法3「専用システム」を選んだ場合
今日やること
- 整備工場向けシステムの比較検討
- 無料体験があるサービスをリストアップ
- 1-2社に資料請求
今週やること
- 実際に無料体験を試す
- 現在の作業時間と比較
- 導入可否を判断
よくある質問と回答
Q: 「お客さんがシステムを使ってくれるか心配…」
A: 実際には、30-50代の働く世代を中心に、ネット予約を歓迎するお客様が多いです。「電話する時間がないから助かる」「24時間予約できて便利」という声が非常に多いです。
もちろん、従来の電話予約も並行して受け付けるので、どちらのお客様にも対応できます。
Q: 「機械が苦手だから操作できるか不安…」
A: 最新のシステムは、スマホでLINEやメールができる方なら必ず使えます。画面も分かりやすく、サポートも充実しています。
最初は家族の誰か一人が覚えて、徐々に広げていけば大丈夫です。
Q: 「コストに見合う効果があるか心配…」
A: ダブルブッキング1回で失うお客様の生涯価値を考えてみてください。車検を10年間お任せいただけるお客様なら、50-100万円の価値があります。
月額数千円のシステムで、そのリスクを完全に防げるなら、十分にペイするのではないでしょうか。
まとめ：ダブルブッキングゼロの工場を目指して
車検予約のダブルブッキングは、3つの方法で確実に防ぐことができます。
3つの方法
- アナログ改善: 台帳管理の徹底化
- カレンダーアプリ: 無料デジタル化
- 専用システム: 完全自動化
どの方法を選ぶかは、あなたの工場の規模や状況によって決まります。大切なのは「完璧を目指さず、まず一歩踏み出すこと」です。
今日やること
- 現在のダブルブッキングリスクを確認
- 3つの方法から自分に合うものを選択
- 今日から実践開始
あなたの整備工場が、お客様から「信頼できる工場」として選ばれ続けることを心から願っています。
ダブルブッキング防止でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください
「どの方法が良いか分からない」「システム導入を検討したい」など、どんなことでも遠慮なくお聞かせください。あなたの工場に最適な解決策を一緒に見つけましょう。